Primero, no contestes en caliente
Te llega un correo seco, una entrega que no aparece o un cliente que se ha pasado a la competencia. Lo normal es querer responder ya. Espera.
Todo lo que escribas en las primeras horas puede acabar sobre una mesa. Un mensaje enfadado, un «ya no te pago» o un «rescindo el contrato» sin base pueden darle la vuelta a la situación. Quien tenía razón pasa a ser quien incumple.
Respira, apunta la hora a la que te enteraste y qué fue exactamente lo que pasó. Sin adjetivos. Solo hechos: qué se esperaba, qué ocurrió y cuándo.
Reúne los papeles antes de que cambien
Lo siguiente es juntar el material. Hazlo hoy, no la semana que viene, porque los correos se borran, los comerciales se van y las plataformas de mensajería no guardan todo.
Necesitas el contrato firmado y todos sus anexos. Si hay varias versiones, guarda todas y anota cuál se firmó. Añade los pedidos, albaranes, facturas, las comunicaciones con la otra parte y cualquier acuerdo verbal que luego se confirmara por escrito.
Haz copia de lo que esté en el móvil: audios, capturas, mensajes. Guárdalo en un sitio que no dependa de una sola persona de tu empresa. Si el material está solo en el teléfono de quien se va mañana, ya tienes un problema.
No borres nada, ni lo que te deje mal. Una prueba que desaparece pesa más que una prueba incómoda.
Lee el contrato entero, no solo la cláusula que te preocupa
Con los papeles delante, lee el contrato de principio a fin. Parece una obviedad y casi nadie lo hace. Se busca la cláusula que se recuerda y se pasa por alto la que decide.
Fíjate en varias cosas. Qué se considera incumplimiento y si el contrato exige avisar antes de resolver. Qué plazo hay para corregirlo. Si existe una cláusula penal, cómo está redactada; en cláusula penal en contratos mercantiles tienes cómo funciona. Qué ley y qué tribunal se han pactado. Y qué dice sobre el preaviso y la forma de comunicar: a veces solo vale el burofax o una dirección concreta.
Apunta también lo que tú has hecho. Si has pagado tarde alguna vez, si has tolerado retrasos o si has cambiado las condiciones de palabra, la otra parte lo va a sacar. Mejor saberlo ya.
Si el contrato es un borrador que te pasaron y firmaste sin revisar, es normal que haya cosas que no recordabas. Eso no lo arregla nada, pero ayuda a no dar pasos a ciegas.
Qué no hacer antes de tener claro el terreno
Hay movimientos que parecen lógicos y salen caros.
No dejes de pagar lo que debes por tu cuenta, para «compensar». Salvo que el contrato lo permita, te colocas tú en incumplimiento. No resuelvas el contrato con un correo airado. Una resolución mal hecha puede obligarte a indemnizar. No avises a clientes o a terceros de que la otra parte ha fallado, porque puede ser difamatorio si luego no lo puedes demostrar.
Tampoco aceptes a la ligera una reunión para «arreglarlo». Hablar está bien. Firmar algo en esa reunión, o aceptar de palabra un nuevo calendario, puede modificar el contrato sin que te des cuenta.
Y ojo con seguir como si nada. Si el incumplimiento es grave y sigues aceptando entregas o cobrando sin reservas durante semanas, la otra parte puede decir que lo diste por bueno.
En cambio, sí puedes dejar constancia. Un escrito corto y neutro que diga qué ha pasado y que te reservas tus derechos suele bastar de momento. Para saber cómo se plantea todo esto con más detalle, mira incumplimiento de contrato mercantil: qué hacer.
Mide lo que está en juego
Antes de llamar a nadie, haz unas cuentas sencillas. Cuánto dinero está en juego y cuánto has perdido ya. Cuánto te cuesta cada semana de retraso. Si la relación te interesa mantenerla o prefieres salirte. Y si hay clientes, stock o plazos con terceros que dependen de esto.
Esa foto te sirve para decidir el tono. No es lo mismo un retraso en una entrega suelta que un proveedor del que depende tu producción. Tampoco es igual un agente que se lleva clientes que un socio que deja de aportar.
Si el problema viene de un contrato de agencia o de distribución, revisa pronto qué se pactó sobre la cartera y el stock al terminar. En contrato de agencia e indemnización por clientela está lo que más se discute.
Lleva todo esto anotado en una sola página. Cuando hables con un abogado, esa página te ahorra media consulta.
Cuando toque llamar
Con los papeles reunidos, el contrato leído y las cuentas hechas, ya puedes pedir ayuda con algo útil que enseñar. En Contratos Empresariales revisamos el contrato y te decimos por escrito qué riesgo tiene cada cláusula y qué margen tienes.
Si tienes un borrador o un contrato firmado y dudas, escríbenos y mándanoslo. Puedes empezar por la página de revisión de contratos mercantiles.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dejar de pagar a la otra parte si ha incumplido primero?
Depende de lo que diga el contrato y de la gravedad del incumplimiento. Hacerlo sin base te puede colocar a ti como parte que incumple. Antes de retener ningún pago, conviene que alguien lea el contrato entero.
¿Sirve un correo electrónico como prueba?
Puede servir, sobre todo si se ve quién lo envió, cuándo y a qué dirección. Guárdalo con sus datos completos, no solo una captura. Si el contrato exige una forma concreta de notificar, como burofax, el correo solo no basta para eso.
¿Qué hago si el incumplimiento fue de palabra y no hay nada escrito?
Apunta cuanto antes quién estaba, cuándo fue y qué se dijo. Busca cualquier mensaje o correo posterior que lo confirme, aunque sea indirecto. Una confirmación por escrito, neutra, puede ayudar a fijar lo ocurrido.
¿Cuánto tiempo tengo para actuar?
Hay plazos para reclamar y varían según el tipo de contrato y de reclamación. Por eso conviene no dejarlo pasar semanas sin saber en qué situación estás. Un abogado puede decirte el plazo que corre en tu caso.